23
Maj

Taxxo dla biura rachunkowego a RODO – jak wygenerować Rejestr kategorii czynności przetwarzania

Jakie są wymagania RODO?

Obowiązek prowadzenia rejestru

Od 25 maja 2018 zaczęło obowiązywać rozporządzenie UE dotyczące ochrony danych osobowych, zwane RODO. Wprowadza ono szereg nowych obowiązków, w tym prowadzenia rejestrów przetwarzania danych. Są dwa takie rejestry – „rejestr czynności przetwarzania”, który prowadzi administrator danych oraz „rejestr kategorii czynności przetwarzania”, który prowadzi podmiot przetwarzający dane na zlecenie. Takimi podmiotami są właśnie biura rachunkowe.

Każde biuro rachunkowe jako podmiot przetwarzający dane osobowe na zlecenie klientów – musi posiadać aktualny rejestr kategorii czynności przetwarzania.

Co powinien zawierać taki rejestr?

  • Kategorie czynności przetwarzania (np. przetwarzanie danych w systemie księgowym, kadrowym, prowadzenie papierowej dokumentacji itd.)
  • Nazwy systemów, w których przetwarzane są te dane
  • Sposoby zapewnienia bezpieczeństwa tych danych
  • Czas przechowywania danych (np. od daty zawarcia umowy z klientem do zakończenia współpracy)
  • Listę administratorów danych (czyli klientów) – w ramach każdej z powyższych kategorii
  • Dane kontaktowe do administratorów i ich przedstawicieli (np. właściciela firmy)
  • Dodatkowe informacje – zgodnie z rozporządzeniem

Jak wygenerować rejestr w Taxxo?

Najnowsza wersja Platformy Taxxo, dostępna od 29 maja 2018 pozwala automatycznie wygenerować taki rejestr z poziomu panelu biura rachunkowego.

  1. Zaloguj się na do nowej wersji Platformy Taxxo
  2. Upewnij się, że wszyscy Twoi klienci mają założone konto na Platformie Taxxo.
    Tylko Ci klienci zostaną uwzględni w rejestrze!
  3. Uzupełnij w danych klientów pole „Data zawarcia umowy z biurem”.
    Ta data będzie potrzebna, aby określić czas przechowywania danych.

W tym celu wejdź do modułu Zarządzanie klientami

Następnie przejdź do edycji danych klienta – zaznacz klienta na liście i kliknij akcje „Edytuj

Następnie w danych firmy uzupełnij Datę zawarcia umowy z biurem rachunkowym

Uzupełnij daty zawarcia umowy u wszystkich klientów w Taxxo. W ten sposób automatycznie uzupełnimy czas przetwarzania danych w przygotowywanym rejestrze RODO.

4.       Następnie przejdź do menu Dane biura, dostępnego z czarnego menu na górze strony.

5.       Z menu po lewej stronie wybierz RODO Rejestr

6.       Otworzy się okno, w którym zobaczysz listę proponowanych kategorii czynności przetwarzań.

RODO Rejestr kategorii czynności przetwarzania - Taxxo dla biur rachunkowych

Lista ta powinna zostać dostosowana do potrzeb każdego biura, w następujący sposób:

  • Przejrzyj wszystkie kategorie – są to przykładowe propozycje
  • Usuń kategorie, które nie dotyczą Twojego biura rachunkowego
  • Dodaj nowe kategorie jeśli przetwarzasz w biurze dane klientów w jeszcze innym zakresie
  • Uzupełnij nazwy systemów / oprogramowania – jeśli dotyczą danej kategorii
  • Zmodyfikuj opisy dotyczące środków bezpieczeństwa – aby były zgodne ze stanem faktycznym

Aby dodać nową kategorię czynności przetwarzania wybierz Dodaj

Aby zmodyfikować istniejącą kategorię wejdź do menu akcji, a następnie zaznacz opcję Edytuj.
Możesz też kliknąć na linka z nazwą kategorii

W wypadku przetwarzania danych związanego z wykorzystaniem systemów księgowych, płacowych oraz innych programów komputerowych uzupełnij pole Nazwa systemu lub oprogramowania

W tym okienku możesz też zmienić proponowany Ogólny opis technicznych i organizacyjnych środków bezpieczeństwa.

7.       Po uzupełnieniu kategorii przetwarzań możesz wygenerować z Taxxo gotowy Rejestr kategorii czynności przetwarzania RODO poprzez naciśnięcie przycisku Eksportuj rejestr RODO do Excela

System poprosi o zapisanie pliku – zapisz go w dowolnym katalogu.

8.       Otwórz zapisany rejestr przy pomocy programu MS Excel.

  • Dane w arkuszu domyślnie są posegregowane po nazwach klientów
  • W Excelu możesz jeszcze dowolnie zmodyfikować i dopracować rejestr
29
Lis

Taxxo e-faktura – Ustawianie własnych terminów płatności

Dostosuj Taxxo e-Faktura 2.0 do potrzeb swojego biznesu. Ustaw własne terminy płatności i wystawiaj faktury jeszcze szybciej!

Jak to zrobić?

  • zaloguj się do Taxxo e-Faktura
  • dodaj nową fakturę
  • kliknij w plusik przy kwadracikach z terminami płatności
  • zmień lub dodaj terminy w okienku ustawień
  • zapisz
  • korzystaj z gotowych terminów przy każdej nowej fakturze!

 

16
Lis

Taxxo e-faktura – elektroniczna ewidencja sprzedaży VAT

Obowiązek posiadania elektronicznej ewidencji sprzedaży VAT od 01.01.2018

  • W związku ze zmianą ustawy o VAT, w szczególności zmianą artykułu  109 ust. 3 , określającego zasady prowadzenia ewidencji sprzedaży VAT – wszyscy podatnicy z początkiem roku 2018 muszą posiadać ewidencję sprzedaży prowadzoną przy użyciu programu komputerowego 
  • Dotyczy to także firm, które są obsługiwane przez biura rachunkowe – należy posiadać tą ewidencję w miejscu prowadzenia działalności. Wyjątek stanowią firmy rozliczające się na podstawie kasy fiskalnej.

Ewidencja sprzedaży VAT w Taxxo e-Faktura 2.0

  • Na początku grudnia 2017 roku wszyscy użytkownicy Taxxo e-Faktura w wersji 2.0 będą mieli możliwość sporządzenia i wydrukowania ewidencji sprzedaży VAT, zgodnej z obowiązującymi przepisami
  • Ewidencję można wydrukować w module e-Faktura – akcja Eksportuj – Ewidencja sprzedaży VAT

16
Lis

Taxxo e-faktura – a generowanie JPK_FA

Najnowsze informacje o pliku kontrolnym JPK_FA

  • Plik kontrolny JPK_FA zacznie obowiązywać średnie, małe i mikro firmy od 01.07.2018 roku.
  • W odróżnieniu od JPK_VAT nie będzie on generowany cyklicznie (co miesiąc)
  • Plik ten generowany będzie na życzenie organu podatkowego – do celów kontrolnych
  • Plik zawierać ma dane tylko z faktur sprzedaży – informacja ta została podana w tym komunikacie MF
  • Plik powinien zawierać dane faktur VAT, faktur zaliczkowych i faktur korygujących – w pliku stosowane są do nich specjalne oznaczenia “Rodzaj faktury” (VAT – podstawowa; KOREKTA – korygująca; ZAL – faktura dokumentująca otrzymanie zapłaty lub jej części przed dokonaniem czynności wg art. 106b ust. 1 pkt 4 ustawy, POZ – pozostałe.)
  • Cały czas istnieje szereg wątpliwości dotyczących tego pliku – jedną z nich jest według jakiej daty powinien być generowany (daty wystawienia, daty dostawy, daty ujęcia w deklaracji)
  • Według obecnego stanowiska Ministerstwa Finansów (zawartego w pytaniach i odpowiedziach dot. JPK) – plik ten może być generowany według kilku dat, zależnie od potrzeb organu podatkowego
  • Plik ten może być generowany dla wskazanej waluty lub wielu walut – w tym przypadku powinny być generowane osobne pliki
  • Informacje o tych wątpliwościach dot. JPK_FA można przeczytać w tym artykule 

Taxxo e-Faktura a JPK_FA

  • Taxxo e-Faktura umożliwi generowanie pliku JPK_FA już od 12. 2017
  • W Taxxo możliwe będzie wybranie daty, według której wygenerowany zostanie plik – daty wystawienia faktury, dostawy itd – a także według innych kryteriów, jeśli taki będzie wymóg Ministerstwa Finansów
  • W Taxxo możliwe będzie określenie waluty, dla której powinien być wygenerowany plik JPK_FA dzięki czemu można wygenerować osobny plik dla każdej waluty
  • Dzięki temu nasz system fakturowania będzie w pełni zgodny z obowiązującymi przepisami.

Dodatkowo w grudniu Taxxo e-Faktura udostępni  elektroniczną Ewidencję Sprzedaży VAT – taka forma prowadzenia ewidencji zacznie obowiązywać wszystkie firmy już od 01.01.2018 roku.

21
Mar

Co zrobić jeśli wiadomości z Taxxo nie dochodzą na skrzynkę – jak dodać adres e-mail do białej listy?

Czasami zdarza się, że wiadomości wysyłane przez Platformę Taxxo nie dochodzą na skrzynkę użytkownika. Wiadomości te mogą dotyczyć na przykład:

  • naliczenia podatku przez biuro rachunkowe
  • wystawienia faktury przez kontrahenta
  • zbliżającego się terminu płatności faktur
  • innych tematów

Zobacz co zrobić, aby otrzymywać wszystkie wiadomości z Taxxo.

Czytaj dalej

Tagi: ,
17
Mar

Jak wygenerować przelewy bankowe w Taxxo Diggibox/e-dokumenty?

Taxxo 2.0  DiggiBox (e-dokumenty) umożliwia generowanie przelewów bankowych w celu wygodnego opłacania wybranych dokumentów zakupu. 

  • Przelewy tworzyć można zarówno z panelu klienta jak i panelu biura rachunkowego
  • Przelewy zapisują się do pliku w formacie Elixir0, obsługiwanym przez większość banków internetowych
  • Można tworzyć przelewy zarówno do faktur złotówkowych jak i walutowych – dla każdej waluty powstaje odrębna paczka z przelewami

Czytaj dalej

14
Mar

Jak umożliwić wysyłanie faktur e-mailem z innych własnych adresów niż e-mail użytkownika w Taxxo?

Ustawienia domyślne Taxxo/DiggiBox (e-dokumenty) pozwalają przesłać dokumenty e-mailem tylko zarejestrowanym użytkownikom Taxxo ze strony firmy lub biura rachunkowego. System przyjmie dokumenty wysłane tylko z e-maili, które są wprowadzone do kont użytkowników danej firmy Taxxo. Inne maile zostaną odrzucone. Można zmienić to ustawienie korzystając z poniższej instrukcji

Aby przyjmować do Taxxo/DiggiBox (e-dokumenty) faktury wysyłane e-mailem z innych adresów e-mail – należy zmienić odpowiednie Ustawienia. W tym celu:

  1. Zaloguj się na konto użytkownika firmy do platforma2.taxxo.pl
  2. Przejdź do Dokumentów i w lewym menu wybierz Ustawienia
  3. Pojawi się okno Ustawień – otwórz panel Przesyłanie dokumentów przez e-mail
  4. W polu Moje dodatkowe adresy e-mail wpisz adresy, z których będziesz wysyłać faktury do systemu, rozdzielając je średnikiem. System przyjmie dokumenty wysyłane ze wszystkich wprowadzonych tu e-maili oraz e-maila głównego, który jest ustawiony w Twoim użytkowniku Taxxo.

DiggiBoxUstawieniaEmail1

Strona 1 z 41234