Jakie są wymagania RODO?
Obowiązek prowadzenia rejestru
Od 25 maja 2018 zaczęło obowiązywać rozporządzenie UE dotyczące ochrony danych osobowych, zwane RODO. Wprowadza ono szereg nowych obowiązków, w tym prowadzenia rejestrów przetwarzania danych. Są dwa takie rejestry – „rejestr czynności przetwarzania”, który prowadzi administrator danych oraz „rejestr kategorii czynności przetwarzania”, który prowadzi podmiot przetwarzający dane na zlecenie. Takimi podmiotami są właśnie biura rachunkowe.
Każde biuro rachunkowe jako podmiot przetwarzający dane osobowe na zlecenie klientów – musi posiadać aktualny rejestr kategorii czynności przetwarzania.
Co powinien zawierać taki rejestr?
- Kategorie czynności przetwarzania (np. przetwarzanie danych w systemie księgowym, kadrowym, prowadzenie papierowej dokumentacji itd.)
- Nazwy systemów, w których przetwarzane są te dane
- Sposoby zapewnienia bezpieczeństwa tych danych
- Czas przechowywania danych (np. od daty zawarcia umowy z klientem do zakończenia współpracy)
- Listę administratorów danych (czyli klientów) – w ramach każdej z powyższych kategorii
- Dane kontaktowe do administratorów i ich przedstawicieli (np. właściciela firmy)
- Dodatkowe informacje – zgodnie z rozporządzeniem
Jak wygenerować rejestr w Taxxo?
Najnowsza wersja Platformy Taxxo, dostępna od 29 maja 2018 pozwala automatycznie wygenerować taki rejestr z poziomu panelu biura rachunkowego.
- Zaloguj się na do nowej wersji Platformy Taxxo
- Upewnij się, że wszyscy Twoi klienci mają założone konto na Platformie Taxxo.
Tylko Ci klienci zostaną uwzględni w rejestrze!
- Uzupełnij w danych klientów pole „Data zawarcia umowy z biurem”.
Ta data będzie potrzebna, aby określić czas przechowywania danych.
W tym celu wejdź do modułu Zarządzanie klientami
Następnie przejdź do edycji danych klienta – zaznacz klienta na liście i kliknij akcje „Edytuj”
Następnie w danych firmy uzupełnij Datę zawarcia umowy z biurem rachunkowym
Uzupełnij daty zawarcia umowy u wszystkich klientów w Taxxo. W ten sposób automatycznie uzupełnimy czas przetwarzania danych w przygotowywanym rejestrze RODO.
4. Następnie przejdź do menu Dane biura, dostępnego z czarnego menu na górze strony.
5. Z menu po lewej stronie wybierz RODO Rejestr
6. Otworzy się okno, w którym zobaczysz listę proponowanych kategorii czynności przetwarzań.
Lista ta powinna zostać dostosowana do potrzeb każdego biura, w następujący sposób:
- Przejrzyj wszystkie kategorie – są to przykładowe propozycje
- Usuń kategorie, które nie dotyczą Twojego biura rachunkowego
- Dodaj nowe kategorie jeśli przetwarzasz w biurze dane klientów w jeszcze innym zakresie
- Uzupełnij nazwy systemów / oprogramowania – jeśli dotyczą danej kategorii
- Zmodyfikuj opisy dotyczące środków bezpieczeństwa – aby były zgodne ze stanem faktycznym
Aby dodać nową kategorię czynności przetwarzania wybierz Dodaj
Aby zmodyfikować istniejącą kategorię wejdź do menu akcji, a następnie zaznacz opcję Edytuj.
Możesz też kliknąć na linka z nazwą kategorii
W wypadku przetwarzania danych związanego z wykorzystaniem systemów księgowych, płacowych oraz innych programów komputerowych uzupełnij pole Nazwa systemu lub oprogramowania
W tym okienku możesz też zmienić proponowany Ogólny opis technicznych i organizacyjnych środków bezpieczeństwa.
7. Po uzupełnieniu kategorii przetwarzań możesz wygenerować z Taxxo gotowy Rejestr kategorii czynności przetwarzania RODO poprzez naciśnięcie przycisku Eksportuj rejestr RODO do Excela
System poprosi o zapisanie pliku – zapisz go w dowolnym katalogu.
8. Otwórz zapisany rejestr przy pomocy programu MS Excel.
- Dane w arkuszu domyślnie są posegregowane po nazwach klientów
- W Excelu możesz jeszcze dowolnie zmodyfikować i dopracować rejestr
