Poradnik przedsiębiorcy: Biuro rachunkowe czy własna księgowość?

W biznesie jest zawsze kilka alternatyw. Możesz prowadzić księgowość samemu – jeśli masz małą firmę. Można zatrudnić własną księgową – jeśli zarządzasz większą spółką. Możesz też powierzyć prowadzenie księgowości znajomemu, który zrobi to teoretycznie „niskim kosztem”, niejako przy okazji. Możesz w końcu skorzystać z usług biura rachunkowego. Pytanie tylko na co się zdecydować?

Argumenty “PRZECIW” zleceniu księgowości do biura rachunkowego:

• koszty obsługi księgowej – na pierwszy rzut oka zawsze wydaje się, że “samemu” będzie taniej, pytanie tylko czy dolicza sie do tego np. koszty czasu, który można by poświęcić na pozyskiwanie nowych klientów, koszty popełnianych błędów i inne “niewidoczne” koszty?
• ryzyko wyboru niewłaściwego biura – jest to zawsze trudne dla osob, które zaczynają prowadzenie działalności, ciężko jest sprawdzić tak naprawdę takie uslugi przed faktycznym rozpoczęciem współpracy
• ryzyko potencjalnych problemów we współpracy z biurem rachunkowym – klienci, którzy szukają informacji w Internecie znajdują dużo przykładów takich problemów – począwszy od długiego oczekiwania na coś co akurat jest potrzebne na już, poprzez błędy w rozliczeniach, nie dbanie o interes klienta, aż do gubienia dokumentów księgowych
• ryzyko braku potrzebnego doradztwa i minimalizmu działań ze strony biura – klienci zawsze oczekują wsparcia merytorycznego i odpowiedzi na proste pytanie – co można zrobić aby zapłacić niższe podatki? często tego jednak nie dostają, albo ze względu na to, że nie chcą zapłacić za taką usługę, albo ze względu na organizację pracy biura, które minimalizuje koszty obsługi, zwłaszcza przy małych klientach
• poczucie większej kontroli – dane i dokumenty są teoretycznie zawsze pod ręką jeśli księguje się je u siebie, a otrzymanie kopii ważnego dokumentu z biura zawsze wymagać będzie trochę więcej wysiłku

Argumenty “ZA”, które przemawiają za korzystaniem z zewnętrznych usług księgowych:

• oszczędność czasu – i to nie tylko czasu na “księgowanie” i “sporządzanie deklaracji”, ale też na wyjaśnianie, sprawdzanie, stanie na poczcie, przekazywanie deklaracji do urzędów, szukanie wyjaśnień w przepisach, poprawianie popełnionych błędów itd.
• bezpieczeństwo i pewność zgodności z przepisami – nawet przy małej ilości dokumentów przedsiębiorca natrafia na mnóstwo pytań z wieloma odpowiedziami – co z tym VAT od samochodów, co z leasingiem, a jak księgować koszty bankowe, a co z ratami kredytu, jaką formę rozliczania podatku wybrać i tak dalej… a pomyłka naprawdę może sporo kosztować – nie tylko pieniędzy ale i nerwów…
• rozliczanie pracowników, kadry i płace – jeden z najtrudniejszych i najbardziej ryzykownych tematów, można dużo oszczędzić, ale też dużo stracić, samo zapoznanie się z Programem Płatnika do wystawiania deklaracji ZUS dla niektórych będzie już nie do przejścia
• wsparcie w nietypowych sytuacjach – czy zawsze trzeba iść osobiście do urzędu jak przyjdzie pismo? a co jeśli spóźniłem się jeden dzień z zapłatą podatku? a jak mam skorygować tą fakturę jak miesiąc się już skończył? mnóstwo drobnych spraw, urastających do rangi problemu – później lub wcześniej
• pomoc w kontaktach z urzędami i ZUS – tutaj naprawdę trzeba znać swoje prawa i możliwości
• przeniesienie odpowiedzialności za biuro, “ubezpieczenie” od błędów – biuro ma ubezpieczenie OC, w razie błędnego zaksięgowania kosztów (każdemu może się zdarzyć błąd) dzięki wykupionej polisie może zwrócić koszty niezapłaconego podatku z odsetkami.
• brak kosztu zakupu programów księgowych – nie trzeba płacić, uczyć się, aktualizować