Poradnik przedsiębiorcy: Księgowość internetowa czy prawdziwy księgowy z dostępem online?

Od kilku lat popularną formą księgowości staje się księgowość internetowa. Istnieje wiele serwisów udostępniających systemy do samodzielnego prowadzenia księgowości przez internet lub zlecających księgowość do internetowego biura rachunkowego. Jednocześnie tradycyjne biura rachunkowe coraz częściej oferują swoim klientom dostęp do danych online. O czym należy pamiętać w czasie rozważania tych opcji?

1. „Prowadzę małą działalność gospodarczą i zależy mi na jak najmniejszych wydatkach”

Przede wszystkim koszty. Jeśli zdecydujesz się samodzielnie poprowadzić swoją księgowość w jednym z popularnych serwisów, zamiast 150-200 zł za obsługę przez licencjonowane biuro rachunkowe zapłacisz około 20-50 zł miesięcznie. Musisz jednak mieć świadomość, że poświęcisz trochę czasu na naukę systemu oraz zrozumienie podstawowych pojęć podatkowych (np. jaka jest różnica pomiędzy vatem i pitem, jak należy wpisać w koszty samochód czy kredyt).

Jeśli prowadzisz działalność nieskomplikowaną pod kątem księgowym, czyli wystawiasz kilka faktur w miesiącu, jak najbardziej możesz się zdecydować na samodzielne prowadzenie księgowości. Wybierz wtedy taki system, który poprowadzi cię za rękę przez cały proces w danym miesiącu, a dodatkowo zapewni wsparcie merytoryczne, na przykład poprzez infolinię albo chat. Weź jednak pod uwagę, że jeśli trafi ci się kontrola z Urzędu Skarbowego czy ZUS-u, będziesz musiał poradzić sobie sam.

2. „Prowadzę działalność gospodarczą i w ogóle nie chcę myśleć o księgowości – po prostu chcę mieć ten problem z głowy”

W tym przypadku najlepiej będzie, jeśli zdecydujesz się na dobre biuro rachunkowe:

• takie, z którym będziesz mieć dobry kontakt osobisty, telefoniczny lub internetowy (jeśli preferujesz kontakt osobisty biuro powinno znajdować się w pobliżu siedziby twojej firmy)
• takie, które zapewni ci dostęp do narzędzi internetowych do prowadzenia firmy (system do wystawiania faktur, wgląd w listę płatności czy bieżący stan rozliczeń z klientami)

Przy zawieraniu umowy z biurem rachunkowym, zagwarantuj sobie, że biuro będzie cię reprezentować podczas kontroli z Urzędu Skarbowego i ZUS-u oraz na bieżąco udzielać odpowiedzi na nurtujące cię pytania. Taka usługa za około 150-200 zł miesięcznie zapewni Ci spokój, a twojej firmie większe bezpieczeństwo. Powinieneś również sprawdzić, czy biuro rachunkowe, z którym pertraktujesz, posiada licencję ministerstwa finansówi odpowiednie ubezpieczenie OC.

3. „Prowadzę spółkę z o.o. – co wybrać?”

Spółka z o.o. wymaga prowadzenia pełnej księgowości, która jest znacznie bardziej skomplikowana od księgowości uproszczonej, stosowanej dla działalności gospodarczych. W przypadku pełnej księgowości nawet najlepszy system internetowy nie sprosta wszystkim wymogom, a już na pewno – nie poprowadzi cię za rękę przez formuły. Jeśli nie masz odpowiednich uprawnień lub doświadczenia w prowadzeniu ksiąg handlowych, skorzystaj z licencjonowanego biura rachunkowego.

Weź pod uwagę, że wybór biura rachunkowego nie musi oznaczać rezygnacji z narzędzi internetowych.

Wybierz takie biuro, które:

• oszczędzi twój czas na dojeżdżanie z dokumentami, umożliwiając przesyłanie skanów
• zapewni ci dostęp do wszystkich danych na temat finansów twojej firmy, żebyś mógł kontrolować swoje przychody i koszty
• udostępni ci narzędzie do fakturowania, dzięki któremu unikniesz niepoprawnie wystawionych dokumentów i oszczędzisz czas na poprawki