Poradnik przedsiębiorcy: Chcę zmienić biuro rachunkowe – kiedy to zrobić?

Sprawdź jak się przygotować do zmiany biura rachunkowego i w którym momencie roku to zrobić. Artykuł przestawia kluczowe kwestie, które musisz przemyśleć oraz sprawy o których warto wiedzieć przed zmianą biura.

1. Zwróć uwagę na okres potrzebny do rozpoczęcia pracy z nowym biurem księgowym – jeśli biuro zacznie pracę dopiero w styczniu może okazać się, że czasu jest zbyt mało…

• jeśli Twoja firma ma uproszczoną księgowość, cały proces potrwa pewnie tylko kilka dni
• jeśli Twoja firma jest rozliczana na pełnej księgowości – biuro będzie musiało poświęcić czasami nawet kilka tygodni na przygotowanie się do pracy: utworzyć plan kont, uzgadniając wcześniej z Tobą czy ma on ulec rozbudowie, wprowadzić historyczne informacje na temat rozliczeń z odbiorcami i dostawcami, wprowadzić informacje do bilansu otwarcia nowego roku, przygotowa bazę do rozliczeń kadrowo-płacowych, zapoznać się ze sposobem działania Twojej firmy i polityką rachunkowości lub pomóc w jej przygotowaniu…

2. Zastanów się czy chciałbyś zweryfikować poprawność rozliczeń poprzedniego roku – jeśli masz wrażenie, że księgowość nie była prowadzona solidnie powinieneś rozważyć taką opcję. Pamiętaj, że to Zarząd odpowiada ostatecznie za rozliczenia podatkowe…

• jeśli masz poczucie, że wszystko było prowadzone rzetelnie – takie kompleksowe sprawdzenie nie będzie konieczne, musisz jednak wiedzieć, że nowe biuro Taxxo i tak będzie chciało przyjrzeć się sposobowi prowadzenia ksiąg i rozliczeń podatkowych, aby mieć 100% pewność, że zaczyna nowy rok bazując na odpowiednich danych z poprzedniego…
• jeśli masz wątpliwości co do rzetelności prowadzonych ksiąg – nie warto ryzykować. Koszt rewizji będzie znacznie mniejszy niż potencjalne kary i stres związany z nieprawidłowościami…Na audyt ksiąg przeznaczyć trzeba minimum 4 tygodnie, więc weź to pod uwagę.

3. Zdecyduj kto powinien sporządzić roczne sprawozdania finansowe za obecny rok – od mądrego rozwiązania zależeć będzie Twój spokój i bezpieczeństwo podatkowe.

• jeśli ma to zrobić obecne biuro – dopilnuj aby Twoja umowa zawierała taki zapis. Jeśli go nie ma – podpisz aneks przed jej wypowiedzeniem. Niestety często zdarza się, że po rozwiązaniu umowy poprzednie biuro nie chce sporządzać obowiązkowych sprawozdań, gdyż już nie jesteś ich klientem. Wtedy masz spory problem – nowe biuro bez odpowiedniej rewizji ksiąg nie będzie chciało wziąć odpowiedzialności za czyjeś księgowania…
• jeśli chciałbyś aby sprawozdania za obecny rok zostały przygotowane przez nowe biuro – musisz przekazać księgowość przynajmniej 2-3 miesiące przed zakończeniem roku, czyli najpóźniej w okolicach października. Wtedy biuro będzie mieć czas na zapoznanie się z danymi i ewentualne korekty, pozna też lepiej Twoją firmę przed przygotowaniem sprawozdań.