Jak zorganizować pracę zdalną w biurze rachunkowym? Jak współpracować z księgowym nie wychodząc z domu?

Od jutra zaostrzony zakaz wychodzenia z domu! Pandemia zmusza większość nas do pozostania w domu. Część firm i biur księgowych została już zamknięta i obsługuje klientów zdalnie. Część ograniczyła wizyty klientów i musi w bardzo szybkim czasie zorganizować sobie jakieś rozwiązania, które pozwolą księgowym zostać w domu (często mając pod opieką jeszcze dzieci). Właściciele firm też nie powinni teraz odwiedzać swoich księgowych, aby uniknąć rozprzestrzeniania się wirusa. Do tego nie wiadomo czy i kiedy rząd przesunie terminy podatków i terminy sprawozdań – dlatego procesy księgowe muszą się toczyć w normalnym trybie, tylko być inaczej zorganizowane.

Jak zorganizować wymianę dokumentów między firmą a biurem rachunkowym?

• Email – część klientów tak właśnie wysyła faktury, tutaj zwracamy tylko uwagę na kwestię poufności oraz tego, że skrzynki mailowe mogą być przytłoczone, maile mogą nie dochodzić, nie każdy klient ma też skaner..
  
  
• Email połączony z platformą do dokumentów Taxxo – klient dalej wysyła emaile, natomiast system odbiera z nich faktury, sam je porządkuje i gromadzi w jednym miejscu – gotowe do zaksięgowania i dostępne online dla księgowej. Zobacz tutaj jak działa to w Taxxo
  
  
• Aplikacja mobilna do skanowania faktur TaxxoBox – prosta aplikacja dla klientów, która pozwala zrobić zdjęcie fakturom, przesłać ją do platformy wymiany dokumentów, z której potem księgowi mogą wszystko zaksięgować (wpisując dane z faktur lub odczytując je OCR). Zobacz tutaj aplikację TaxxoBox w sklepie Play
  
  
• Dysk w chmurze – opcja też możliwa, jednak z naszych doświadczeń sprawa wiele kłopotów klientom – często nie mogą się tam dostać, coś zmienić, szybko robi się bałagan, ciężko przeglądać dokumenty – co zaksięgowane, co nie, co klient i kiedy dodał..

Jak zorganizować zdalne księgowanie dokumentów w systemie biura?

• Ustawić pulpit zdalny wszystkim księgowym korzystając z VPN i funkcji Windows – tak aby mieć dostęp do systemu FK na swoim komputerze. Wymaga administratora i odpowiednich licencji – jeśli je posiadamy, nie ponosimy dodatkowych kosztów.
   
• Wykorzystać prostą aplikację do pracy zdalnej  – nie wymaga administratora ani licencji na odpowiedni Windows. My polecamy Splashtop – można uruchomić w kilka minut, cena jest przyzwoita (5 USD/użytkownik/miesiąc). Alternatywą jest TeamViewer, natomiast jest sporo droższy. Zobacz tutaj link do takiej aplikacji