03
Wrz

Poradnik przedsiębiorcy: Jak wybrać dobre biuro rachunkowe?

Wybór biura rachunkowego wcale nie jest prosty. Masz świadomość, że powierzysz mu pełną odpowiedzialność za swoje rozliczenia i podatki, nie chcąc ponosić konsekwencji błędów i zaniechań po latach. Co więcej, chciałbyś mieć z głowy myślenie o dokumentach i urzędach – biuro powinno zająć się twoimi sprawami kompleksowo, angażując cię tylko do tych istotnych. Poza tym ważny jest dla ciebie łatwy dostęp do danych i dokumentów oraz rozsądna stawka za obsługę.

Jak wybrać biuro rachunkowe, żeby nie płacić z własnej kieszeni za jego błędy, nie tracić czasu na przeprawy z księgową i przede wszystkim nie zmieniać go co dwa lata?

  • Sprawdź czy biuro rachunkowe ma licencję, unikaj „tańszych”, niepewnych „znajomych”, bo i tak w efekcie zapłacisz więcej za koszty popełnionych błędów
  • Sprawdź jakie ma doświadczenie w Twojej branży – porozmawiaj o wybranym aspekcie Twojej działalności, oceń stosunek do Ciebie jako klienta, szybkość odpowiedzi na Twoje pytania, zaangażowanie w obsługę klienta
  • Dowiedz się jak są naliczane opłaty i od czego zależą (ilość dokumentów? rodzaj deklaracji? termin przekazania dokumentów do biura? liczba pracowników?). Szukaj biur, które pokażą Ci jasno i czytelnie wszystkie koszty i możliwe opcje, tak abyś mógł świadomie podjąć decyzję.
  • Dowiedz się czy biuro wyśle za Ciebie deklaracje? Czy będzie Cię reprezentować przed US i ZUS? Czy taka reprezentacja jest w cenie?
  • Dowiedz się jaki jest zakres odpowiedzialności biura za błędy w sztuce? Sprawdź czy biuro ma ubezpieczenie OC? Czy dotyczy ono tylko podatku dochodowego czy też VAT? Jaka jest wartość limitu odpowiedzialności w ubezpieczeniu?
  • Jaki jest termin przekazywania dokumentów do biura? Czy są jakieś konsekwencje przekroczenia terminu? Czy jest możliwe wysyłanie dokumentów elektronicznie, aby oszczędzić czas na dojazdach? Jak szybko biuro księguje dokumenty?
  • Czy biuro prowadzi udostępni Ci dane i dokumenty przez Internet, np. uzyskanie kopii faktur, zestawienie przychodów i kosztów, abyś mógł sprawdzić coś w dowolnej chwili i nie czekać na odpowiedź swojej księgowej kilka dni? Czy będziesz miał dostęp do raportów z informacjami potrzebnymi do zarządzania?
  • W jaki sposób i kiedy będzie informować Cię o podatkach i ZUS do zapłaty? Czy dostaniesz maila, SMSa z przypomnieniem o terminie?
  • Czy możesz liczyć na doradztwo? Jakiego rodzaju doradztwo jest w cenie? Czy możesz liczyć na optymalizację podatków i podpowiedź co wpisać na fakturze, aby na przykład zaliczyć ją do kosztów uzyskania przychodów?
  • W jaki sposób biuro ułatwi Ci bieżące zarządzanie płatnościami za faktury? Czy będzie prowadzić Ci plan płatności z listą nieopłaconych faktur? Czy będziesz mieć wgląd na bieżąco czy tylko raz w miesiącu? Czy będziesz musieć samodzielnie kopiować sobie faktury przed przekazaniem do biura lub prowadzić równoległy rejestr płatności?
  • Czy biuro obniży Ci koszty jeśli np. dokumenty sprzedaży prześlesz mu elektronicznie?

 

Na pewno część z tych zagadnień będzie dla Ciebie bardziej istotna, część mniej. Warto jednak wziąć pod uwagę je wszystkie, żeby świadomie dokonać wyboru, którego nie będzie się żałować. Pamiętaj, że w księgowości nie zawsze najtaniej oznacza faktycznie najtaniej, bo pewne koszty wychodzą po latach… Pamietaj też, żeby wybrać biuro, które zapewni Ci nie tylko obsługę doświadczonej księgowej, do której w każdej chwili będziesz mógł zadzwonić z ważną sprawą, ale również będzie udostępniać Ci narzędzia internetowe, dzięki którym zyskasz dostęp do informacji o Twojej firmie.