Poradnik (1/3) – Elektroniczny obieg dokumentów i digitalizacja skanowanych faktur – jak efektywnie zorganizować współpracę z klientem i księgowanie dokumentów?

Chcielibyśmy podzielić się z Państwem najlepszymi praktykami w zakresie świadczenia nowoczesnych usług księgowych, opartych o skanowanie i digitalizację faktur oraz automatyczne ich księgowanie w systemie księgowym biura rachunkowego.

Przedstawimy 3 modele współpracy pomiędzy biurem, a klientem, które różnią się momentem skanowania i przekazania faktur do biura oraz miejscem przechowywania oryginalnych dokumentów źródłowych. W dzisiejszym odcinku pierwszy z nich.

Model 1 – Elektroniczny. Klient skanuje dokumenty i przekazuje je elektronicznie do biura rachunkowego. Dokumenty papierowe pozostają u klienta.

Jakie korzyści uzyska biuro rachunkowe z takiego modelu?

• Księgowi uzyskują bieżący spływ faktur od klienta w trakcie miesiąca, bez oczekiwania na dostarczenie kompletu papierowych dokumentów. Łatwiej rozłożyć prace w biurze rachunkowym – księgowanie nie kumuluje się tuż przed terminem naliczenia podatków.
• Księgowi oszczędzą dużo czasu na układaniu papierowych faktur i wpinaniu ich do skoroszytów
• Biuro rachunkowe nie musi zapewniać dużej ilości przestrzeni na archiwizację skoroszytów z papierowymi fakturami
• Klient i księgowy korzystają z elektronicznego archiwum dokumentów w Taxxo – czas odnalezienia faktury jest niezwykle szybki, dostęp do archiwum ma zarówno klient jak i księgowy przez przeglądarkę internetową (nie wymagane są żadne specjalne aplikacje).
• Dzięki usłudze digitalizacji faktur, czyli zamianie skanowanych faktur na dane elektroniczne – księgowi oszczędzają ponad 50% czasu na księgowanie dokumentów. Dane do księgowania pobierane są w formacie systemu, który używany jest w biurze rachunkowym, a w procesie księgowania Taxxo zapewnia automatyczny podgląd skanu – tak, aby ostateczne sprawdzenie i dokończenie księgowania odbywało się jak najwygodniej z perspektywy księgowego.

Na co należy zwrócić szczególną uwagę?

• Umowa obsługi księgowej z klientem powinna zawierać odpowiednie klauzule w zakresie: odpowiedzialności klienta za odpowiednie przechowywanie papierowych dokumentów, zwolnienia biura z odpowiedzialności za ewentualną utratę tych dokumentów, niezgodność dokumentów papierowych z zeskanowanymi.
• Umowa powinna zawierać informacje o konsekwencji dla klienta nie dostarczenia na czas dokumentów skanowanych (tj. na przykład niemożliwość odliczenia VAT, jeśli faktura zostanie zeskanowana dopiero po 2 miesiącach).
• Dodatkowo warto jest w umowie opisać procedurę udostępniania papierowych dokumentów na potrzeby kontroli skarbowej (w niedalekiej przyszłości nie będzie to już wymagane, gdyż planowane są zmiany prawa i kontrole mają odbywać się też poprzez kanały elektroniczne).

Jak zapewnić identyfikację faktur papierowych i skanowanych z dekretami księgowymi w systemie księgowym?

• Aby zapewnić identyfikację dokumentu skanowanego z dekretem w systemie księgowym należy użyć nalepek z kodami kreskowymi, dedykowanych do Taxxo.
• Nalepki dostarczane są przez Taxxo biurom rachunkowym (na zamówienie), a biura rachunkowe mogą przekazać je swoim klientom. Wszystkie nalepki mają unikalne kody kreskowe.
• Klient powinien przed zeskanowaniem papierowych faktur, nalepić kod kreskowy na pierwszą stronę każdej faktury. Ułatwi mu to skanowanie, gdyż może wtedy dać do skanera wszystkie faktury razem i zeskanować je do jednego pliku PDF. Taxxo Kurier automatycznie podzieli duży plik PDF na mniejsze pliki, tak że każda faktura będzie w osobnym pliku.
• Faktury, które nie mają swojego odpowiednika w papierze, a zostaną dodane do Taxxo – otrzymają automatycznie „wirtualny” kod kreskowy – więc też będą unikalnie oznaczone numerem identyfikacyjnym. Aby wirtualny kod kreskowy został nadany, faktura musi mieć wybrany znacznik „Dokument tylko w wersji elektronicznej”
• W Taxxo e-dokumentach widoczny będzie numer kodu kreskowego każdej faktury.
• Po zaksięgowaniu faktur w systemie księgowym biura, do Taxxo przeniesiony zostanie zwrotnie pełen dekret dokumentu, łącznie z jego numerem ewidencyjnym nadanym w systemie księgowym. Dzięki temu uzyskamy pełną identyfikację faktury z jej dekretem, bez konieczności ręcznego „nadawania” numerów ewidencyjnych (tak jak w tradycyjnym modelu numer ewidencyjny był pisany ręcznie na fakturze papierowej po jej zaksięgowaniu). W Taxxo każdy numer identyfikacyjny z kodu kreskowego jest automatycznie łączony z numerem ewidencyjnym z systemu księgowego.

W jaki sposób klient ma przekazywać dokumenty skanowane do biura?

• Klient skanuje dokumenty dowolnym skanerem lub np. fotografuje je swoją komórką (jeśli ma ich niewiele).
• Skanowane dokumenty są przekazywane na Platformę Taxxo w jeden z poniższych sposobów:
  • Jeśli klient ma ponad 20 faktur miesięcznie – zalecamy używanie aplikacji Taxxo Kurier. Dokumenty należy po zeskanowaniu zapisać do folderu na dysku, a Taxxo Kurier sam zadba o przesłanie ich do Platformy Taxxo, a potem udostępnienie dla biura rachunkowego
  • Jeśli klient ma mniej niż 20 faktur miesięcznie lub otrzymuje faktury e-mailem od swoich dostawców– zalecamy przesyłanie ich e-mailem na specjalny dedykowany adres e-mailowy w Taxxo. Dzięki temu dokumenty będą automatycznie dodawane do Taxxo, a biuro rachunkowe otrzymuje informacje o nowych dokumentach do księgowania. Ułatwia to pracę, jeśli faktury i tak przychodzą do klienta w sposób e-mailowy (niektórzy dostawcy nie wysyłają już w ogóle faktur papierowych).
  • Zawsze można też dodać pojedyncze faktury po zalogowaniu się do Platformy Taxxo – w e-dokumentach wybierając przycisk „Dodaj” i wskazując pliki z dysku.

O czym należy pamiętać na początku układania współpracy z klientem?

• Warto jest uruchomić usługę Digitalizacji Taxxo – aby wszystkie dokumenty skanowane były automatycznie odczytywane i zamieniane na dane elektroniczne, które można wczytać do systemu księgowego biura. Jest oczywiście opcja skorzystania z ręcznego opisywania skanów – w takim przypadku należy wyznaczyć do tego odpowiednią osobę w biurze rachunkowym.
• Należy ustalić z klientem sposób postępowania przy wysyłaniu różnego typu dokumentów przez TaxxoKurier
  • Faktury zakupu – skanowane do osobnego folderu, oklejane wcześniej kodami kreskowymi, mogą być potem automatycznie zdigitalizowane i zaksięgowane
  • Paragony zakupu – skanowane do osobnego folderu, zaleca się umieszczanie małych paragonów na większych kartkach A4 aby ułatwić skanowanie, paragony nie będą digitalizowane i automatycznie księgowane
  • Faktury sprzedaży – można je skanować do osobnego folderu, proponujemy jednak skorzystać z Konektorów Sprzedaży umożliwiających wczytanie ich z systemu Taxxo e-Faktura lub innego systemu fakturowania klienta, jeżeli klient z takiego korzysta
  • Delegacje – proponujemy osobne skanowanie druku delegacji, a osobne skanowanie faktur zakupu z delegacji – dzięki temu faktury te mogą być automatycznie zaksięgowane
  • Wyciągi bankowe – proponujemy skorzystać z Konektorów Bankowych Taxxo, które automatycznie wczytają wyciąg z banku klienta, dodatkowo można też dodać wyciąg w postaci PDF do Taxxo, aby mieć do wglądu „dokument źródłowy”, który może zawierać nieco więcej informacji, niż plik w wersji elektronicznej wczytany do Taxxo przez konektor bankowy
  • Dokumenty kadrowe – skanowane do osobnego folderu, który powinien mieć podwyższoną poufność (oznaczenie „Dokumenty poufne” w Taxxo Kurierze). Dzięki temu dział kadr będzie mieć również archiwum dokumentów elektronicznych.
  • Umowy, inne dokumenty – powinny być skanowane do osobnego folderu, nie będą księgowane, ale łatwo dostępne w elektronicznym archiwum

Ciąg dalszy nastąpi…